Ошибки бухгалтеров и как их избежать

Бытует подтвержденное горьким опытом мнение, что если бухгалтер не беспокоит руководителя организации вопросами или избегает общения, то что-то идет не так и стоит начать беспокоиться самому руководителю.

Существуют распространенные ситуации, при которых могут появиться нежелательные последствия. Приведем некоторые примеры с рекомендациями для их предотвращения.

1. Блокировка счетов. Из-за блокировки не получится открыть счет ни в одном банке пока налоговики не снимут ограничение. Приостановить операции по счетам ФНС может:

• за неуплату налогов, пеней или штрафов после требования об уплате;
• бухгалтер не сдал или сдал не в том виде налоговую отчетность (часто из-за технических сбоев или из-за того, что письмо из ФНС затерялось среди другой корреспонденции). За отсутствие налоговой отчетности приостанавливают операции по всем расчетным счетам организации, а у ИП еще и по личным.

Во избежание этого возьмите под контроль все письма из налоговой. Прежде чем применять карательные меры, ФНС всегда предупреждает. Лично визируйте письма и распределяйте их между сотрудниками для исполнения. Так Вы сможете контролировать и отчетность, и налоги.

2. Доначисление налогов. Доначислить налог могут не только из-за Ваших ошибок, но и из-за контрагента, которого Вы недостаточно проверили. Это распространенная практика: если ФНС признает контрагента недобросовестным, то Вашей компании доначислят налог на прибыль, НДС и оштрафуют. Для бухгалтеров проверка контрагентов — дело новое. Не все пока знают, где искать достоверные сведения. Срабатывает привычный подход: раз менеджеры заключили договор с этим контрагентом, значит он надежный.

Рекомендуем утвердить в компании регламент проверки контрагентов. Главбух каждый квартал, а лучше месяц, должен производить сверку с покупателями и поставщиками.

3. Восстановление учета. Совершенно нормально, когда компании нанимают универсальных специалистов. Но при этом надо не забывать, что бухгалтер может прекрасно разбираться в аспектах учета, но при этом теряется в специфике Вашей отрасли. От этого могут появляться ошибки на конкретных участках. Если появляются малейшие сомнения, что с бухучетом в компании что-то не так, заказывайте финансовый аудит. Лучше делать это перед отчетными периодами, например, в мае или ноябре.
4. Полная потеря бухгалтерской базы. Даже небольшая потеря информации в базе может нарушить ее взаимосвязь с цепочками проводок и привести к сбою в работе. Если база хранится на отдельном компьютере без резервного копирования, то компьютерный вирус, проблема с жестким диском, хакерская атака или переустановка операционной системы могут ее полностью уничтожить. Как вариант, если Вы плохо расстались с бухгалтером, то он, обидевшись, может удалить отдельные документы или даже всю базу. Для защиты от этого ограничьте доступ к базе бухучета, разграничив права на внесение, редактирование и удаление информации в учетной системе. У каждого пользователя должен быть свой логин, пароль. Так можно легко отследить, кто и какие изменения вносил. Настройте ежедневное резервное копирование данных из учетной системы. Проверьте, как бухгалтер хранит документы. Вся бумажная документация должна храниться в офисе, не разрешайте приходящему бухгалтеру уносить ее домой без расписки в получении. Обратите внимание на структуру хранения: договоры должны быть в отдельной папке; счета-фактуры, накладные — в другой; счета с платежными документами — в третьей.

Несмотря на большой соблазн для руководителей не принимать участие в бухгалтерии, отдав её специалисту, советуем Вам не пренебрегать изучением данного особо важного аспекта Вашей деятельности. Бизнес без Вашего руководства сам по себе работать долго не сможет. Подружитесь с бухгалтерией. Введите еженедельные встречи с бухгалтером. Контролируйте переводы денежных средств. Разделите бухгалтерский и управленческий учет. Контролируйте документооборот. Благодаря системности и дисциплине в бухгалтерии Вам самим будет легче ставить и достигать целей развития своей компании.